Encuentra aquí las respuestas a las dudas más frecuentes sobre el tema de nómina electrónica: el certificado digital que las empresas colombianas deben expedir.

¿Qué es la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica es el certificado que deben expedir todas las empresas de Colombia para enviarlo a la DIAN, quien es la entidad que valida los datos para tener un soporte de las deducciones y los costos en impuestos complementarios, descontables y el de renta.

¿Qué empresas deben tener nómina electrónica?

Todas las empresas del país que estén sujetas al pago de renta, IVA y tengan uno o más empleados deberán generar el documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN. Esto va a permitir que cada empresario valide sus costos y deducciones en sus declaraciones tributarias.

¿Cómo se genera la nómina electrónica de la DIAN?

En cada empresa se debe generar un archivo en formato XML, que debe estar firmado digitalmente, y con la información de cada empleado.

Luego, se debe enviar el soporte digital a la DIAN durante los primeros 10 días del siguiente mes en donde se liquide la nómina.

La DIAN valida que la información esté completa. Una vez aprobado el documento, este podrá ser consultado por los trabajadores

¿Desde cuándo debe implementarse la nómina electrónica?

Se espera que al finalizar el año 2021 haya más de 340 mil empresas de todos los tamaños implementando la nómina electrónica. Para lograr esta meta se ha trazado la siguiente ruta a seguir:

• Las empresas con más de 250 empleados tienen que hacer la implementación de nómina electrónica desde el 1 de octubre de 2021.
• Las empresas que tengan entre 101 y 250 empleados deben hacer la implementación de nómina electrónica desde el 1 de octubre de 2021.
• Las empresas que tengan entre 100 y 11 empleados tienen que hacer la implementación de nómina electrónica desde el 1 de noviembre de 2021.
• Las empresas que tengan entre 10 empleados hasta 1 empleado tendrán plazo de hacer la implementación de nómina electrónica hasta el 1 de enero de 2022.

¿Por qué la nómina electrónica es obligatoria?

La nómina electrónica debe ser implementada por las empresas para seguir avanzando en la desmaterialización de los soportes fiscales; es decir, volviéndolos digitales.

Por otra parte, se busca que con su aplicación se reduzca considerablemente la evasión fiscal en el país y se brinden servicios adicionales para los contribuyentes como deducciones y devoluciones automáticas.

¿Cada cuánto debe expedirse la nómina electrónica?

Este documento debe enviarse durante los primeros 10 días de cada mes a la DIAN, independientemente de que la empresa les pague a sus empleados de forma semanal, quincenal o mensual.

¿Hay una ley que respalde la nómina electrónica?

El marco legal bajo el cual se rige la nómina electrónica se sustenta en la Resolución 000013 de 2021 y la Resolución 0037 de 2021.

¿Cómo se puede expedir la nómina electrónica?

Las empresas tienen 3 opciones para expedir el documento soporte de pago de nómina electrónica:

1. Solución gratuita de la DIAN. Mediante esta alternativa se garantiza la prestación de este servicio para las empresas del país (más que nada, para las más pequeñas, pues no les genera gastos adicionales). 
2. Proveedor tecnológico. Pese a que tiene un costo extra, esta alternativa tiene la ventaja de que los clientes pueden tener la seguridad de operar con una empresa habilitada por la DIAN para emitir este tipo de documentos. Si decides implementar esta opción, intenta elegir un proveedor que te brinde una interfaz fácil de usar, que esté en la nube para que ahorres costos procesos de impresión y almacenamiento.
3. Desarrollo de software propio. Otra opción viable para las empresas consiste en crear un sistema tecnológico que vincule su nómina electrónica con la plataforma de la DIAN. Al requerir horas de trabajo y tiempo adicional, es una opción que implica hacer una importante inversión inicial para no tener que externalizar la gestión de la nómina electrónica.

¿Qué se necesita para la nómina electrónica 2021 y qué datos se requieren para enviarla correctamente?

Lo que se necesita para que la nómina electrónica de las empresas sea aceptada por la DIAN es radicar correctamente el documento diligenciándolo para que contenga lo siguiente:

Si quieres ampliar la información sobre cada requisito, puedes consultar el Artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 haciendo clic aquí y consultarlo en la página 9, en el cual se pueden consultar todos los datos que deben ingresarse. 

Es importante que sepas que, en caso de que requieres hacer una modificación o rectificación, puedes hacerlo con las notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica.

¿Se está implementando la nómina electrónica rápidamente?

Si bien es cierto que todo esto es nuevo para las empresas, la DIAN ha buscado que este proceso acompañe al de la implementación de la facturación electrónica en Colombia, que ya es una realidad.

Tal y como ocurrió con el RADIAN, en donde hubo un piloto de habilitación técnica para socializar y evaluar el rendimiento de esta plataforma que hace registro, consulta, circulación y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor, la DIAN hizo un piloto de habilitación para el documento soporte de pago de nómina electrónica para evaluar su funcionalidad.

Espera en las próximas semanas lo que te contará un contador experto en el tema, quien te dirá cómo ha vivido este proceso de transformación digital y sus recomendaciones para que evites dolores de cabeza y lo hagas todo más fácil.