7 consejos sobre nómina electrónica que necesitas saber antes de implementarla

7 consejos sobre nómina electrónica que necesitas saber antes de implementarla

Fecha: f 21, 21

Autor: editor

OmniBlog / Educación empresarial Etiquetas:

La nómina electrónica busca digitalizar a las empresas. Consolidamos algunos tips de personas expertas para cuando la vayas a implementar.

Si necesitas un poco de contexto y quieres saber qué es la nómina electrónica y cuáles son los aspectos básicos, te sugerimos que revises aquí nuestra publicación anterior, y luego regreses a leer este artículo en donde, con el apoyo de personas expertas en el tema, te damos varios consejos en los que aprovechamos para contarte las implicaciones más relevantes frente a esta nueva regulación.

Consejo 1 – Fortalece los procesos en tu empresa

Con la implementación de la nómina electrónica, tu empresa tiene el reto de fortalecer los procesos que se tenían para la elaboración de las nóminas, pues el deber hacer una eventual corrección ante un ente regulador con la DIAN contribuye a ser menos lapsos en esta tarea.

Consejo 2 – Ten en cuenta que no enviar el reporte, hacerlo mal o diligenciarlo tarde le costará a tu empresa

Tal y como lo explica Andrés Bermúdez, director de derecho tributario de Godoy Córdoba, en una publicación del portal Asuntos Legales, las empresas que no envíen su reporte de nómina electrónica, lo hagan fuera de los tiempos o lo ejecuten de forma incorrecta, tendrán que pagar una penalidad sustentada bajo el Artículo 651 del Estatuto Tributario. Por eso es importante que cumplas con el envío de la nómina electrónica y que lo hagas bien.

Sanciones para las empresas que no reporten la nómina electrónica


Si la empresa no reportó la nómina electrónica.
Recibe una sanción de un 5% del valor de las sumas que no se reportaron.


Si la empresa informó a tiempo, pero con errores.
Recibe una sanción de un 4% del valor de las sumas que no se reportaron.


Si la empresa envió fuera de los tiempos establecidos.
Recibe una sanción de un 3% del valor de las sumas que no se reportaron.

*Las penalizaciones no superarán los 15.00 UVT (Unidades de Valor Tributario para establecer aspectos como sanciones).

Consejo 3 – Evita los errores en la presentación de la nómina electrónica

Es importante que en tu empresa se tenga mucho cuidado con los errores ya que, como viste en el consejo anterior, te expones a una multa del 4% del valor de las sumas no reportadas. Por eso, fíjate en:

  • Que la información que envías a la DIAN sea correcta.
  • Que se envíe bajo los parámetros y fechas establecidas legalmente.
  • Que en tu empresa se conozca la normatividad de la nómina electrónica.
  • Que se tengan siempre claras las fechas de envío de reportes e implementación.

Consejo 4 – Aplicar la nómina electrónica le conviene a tu negocio: ¡obtienes beneficios!

Sé paciente durante todo el proceso, pues tu empresa también puede sacarle provecho a la nómina electrónica. Yohana Díaz, Admin & Payroll Analyst comentó que con la nómina electrónica las empresas adquieren ventajas como pedir un saldo a favor con un proceso que tenga que ver con nómina electrónica sin necesidad de entregar soportes, acceder a mejores servicios electrónicos y solicitar trámites administrativos a la DIAN con relación a los trabajadores.

Procesos como el de la nómina electrónica permitirá agilizar solicitudes a la DIAN y facilitarán los trámites administrativos. Yohana Díaz.

Consejo 5 – Acuérdate que con la nómina electrónica se previenen errores humanos

Es común que en los procesos de nómina hubiese algún error ocasionalmente. De acuerdo con Jhason Gutiérrez, consultor de implementación y soporte en Heinsohn, una firma de soluciones tecnológicas para empresas, el que se deba reportar a la DIAN hace que se mitiguen este tipo de fallas humanas.

Con la nómina electrónica, las empresas mitigan errores humanos en la transmisión de esta información a la DIAN.

Por eso, con la implementación de la nómina electrónica, tu empresa tendrá una ventaja a largo plazo: prevenir el tener que enfrentarte a una sanción o tener que corregir un error ante la DIAN.

Consejo 6 – Tenlo presente: la nómina electrónica y la liquidación de nómina no son lo mismo

Para que comprendas la diferencia, vamos a decirte en qué consiste cada una de ellas:

Por una parte, la liquidación de nómina es el proceso mensual de nómina que todas las empresas hacen cada mes.

Sobre la nómina electrónica, debes tener en cuenta que este es un reporte con ciertos detalles del documento de la liquidación de nómina de cada emplead@ a la DIAN (como los aportes de salud y pensión) clasificados y desglosados de acuerdo con las especificaciones que solicita esta entidad.

Consejo 7 – Vuélvete expert@ en temas de nómina electrónica

Las empresas, y más que nada las pymes, tienen el reto de aprender a implementar de la forma correcta un proceso normativo tan importante como este.

Sara Gómez, Accounting Manager y conocedora de temas contables, señala que la implementación de la facturación electrónica demanda que en todas las empresas seamos conocedores en temas de nómina electrónica y normatividad. Porque al ser una norma se deben aplicar de la forma correcta.

La nómina electrónica obliga a empresas de todos los tamaños a que se vuelvan expertas en nómina electrónica.

Ya sea que en tu empresa gestiones el proceso de la nómina electrónica de forma interna o a través de un tercero, debes tener en cuenta que es importante discriminar cada concepto, entender el flujo de información que va hacia la DIAN y velar por que no existan datos erróneos.

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