¿Estás buscando un proveedor de facturación electrónica para tu empresa? Con los siguientes tips te ayudaremos a que elijas al que mejor se adapte a tu negocio.

Sabemos que elegir entre más de 90 proveedores de facturación autorizados por la DIAN no es tarea fácil y más aún cuando cada compañía puede entenderse como un mundo diferente que tiene sus propias necesidades; por ello, queremos ayudarte en esta labor compartiéndote estos 3 consejos que debes saber antes de escoger el proveedor en facturación que mejor se adapte a tu empresa.

1. Evalúa el volumen de facturación de tu empresa y tu proceso contable

Quizás el número de facturas que emites mensualmente no es tan elevado y por ello puedas inclinarte mejor por un plan o una herramienta sencilla.

De hecho, podrías usar el software de facturación gratuito de la DIAN del cual te contaremos más adelante. Pero, por el contrario, si estás buscando automatizar o mejorar tu sistema contable y de facturación, entonces lo mejor es que te inclines por un proveedor que, por ejemplo, te permita programar las facturas frecuentes que debes enviar mes a mes, guardar listas de tus clientes o hasta gestionar todo el pago de nómina de tu empresa.

En este punto es vital delimitar cuáles son las funciones primordiales que esperas que esta plataforma de facturación electrónica haga por tu empresa. De igual manera, te recomendamos definir un presupuesto; pues te verás expuesto a precios de todos los rangos.

2. Confirma que cumpla con la reglamentación de la DIAN y brinde la máxima seguridad a tu información

Ya entrando en materia, lo primero que debes verificar es que el proveedor de facturación electrónica cuente con todos los requisitos emitidos por la DIAN, los cuales puedes revisar aquí. Asimismo, es necesario que el software tenga certificado digital, un sistema de validación previa y, lo más importante, que te permita emitir, validar y timbrar facturas, ya que de lo contrario tendrías que buscar un programa externo para que se adapte a tu proveedor.

La empresa que definas tendrá acceso a información valiosa como tu lista de clientes, montos de facturación, datos legales de tu empresa, entre otros; por lo que te recomendamos corroborar que tenga la capacidad necesaria para almacenar tus datos y conocer muy bien cuáles son las políticas de tratamiento de datos y uso de los mismos.

Por otra parte, es importante que conozcas cuáles son las garantías que el proveedor de facturación te brinde a ti y a tus clientes en caso de robo o pérdida de la información.

Los datos encriptados son una buena solución para el tema de seguridad pues solo tú y las personas que autorices tendrán acceso a ellos y así asegurarás la privacidad de los mismos. Infórmate con cuáles empresas está trabajando cada proveedor y así tendrás el respaldo de que el facturador opera con empresas reconocidas.

3. Verifica si el proveedor de facturación es fácil de usar y cuenta con un excelente soporte técnico  

Un buen sistema de facturación te permitirá acceder a tu cuenta de manera sencilla, en cualquier momento y desde tu celular o computador sin que se presenten fallas. Esto te permitirá revisar tus facturas, sin importar donde estés, siempre y cuando tengas una buena conexión a internet.

Lo mejor que puedes hacer es ver de primera mano cómo funciona el programa; ten en cuenta que estás en todo tu derecho de solicitar una demostración de las funcionalidades principales para que puedas entender qué tan amigable es la herramienta con tus procesos contables.

Adicionalmente, confirma que no necesitas un programa adicional para que puedas gestionar tus facturas con la DIAN sin problemas. También te recomendamos que:

• Leas muy bien la letra pequeña para ver qué tipo de restricciones tienes.
• Averigües con qué canales de soporte cuentas desde el momento en el que realizas el pago.
• Si cuentan con una línea de atención al cliente, fíjate si el proveedor de facturación tiene un chat 24 horas o brinda asesoría permanente para guiarte en el momento que lo requieras.

Recuerda que si decides obtener una herramienta gratuita, el acompañamiento y soporte técnico quizás no sea el mismo al que ofrece la versión paga. También es posible que solo te permita cargar un número reducido de facturas.

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Con estos 3 consejos estamos seguros de que podrás elegir al mejor proveedor de facturación electrónica en Colombia.

¿La facturación gratuita de la DIAN es la que se ajusta a lo que necesitas? Entonces ten en cuenta lo siguiente

La facturación gratuita de la DIAN es un sistema que esta entidad ha desarrollado como un servicio para los empresarios y las personas naturales o jurídicas responsables de la facturación en las compañías para que estén al día con su obligación de facturar electrónicamente. Esta plataforma te permitirá consultar y descargar las facturas de tu empresa.

Para registrarte en el sistema de facturación debes completar de manera online el formulario como facturador electrónico que se encuentra aquí y también tienes que seleccionar como modo de operación el software de la DIAN.

Automáticamente se generarán unos rangos de facturas de pruebas para que puedas activar el estado de “habilitado” dentro del software, tal y como se ve en esta captura de pantalla de la DIAN.

También podrás ver dentro de la guía las funcionalidades del sistema gratuito de facturación de la DIAN:

Si te interesa saber más sobre el tema, te recomendamos descargar esta guía de uso de la plataforma de facturación gratuita de la DIAN.

Esta opción que brinda la DIAN es ideal para negocios y pymes que se encuentran en una fase temprana y quizás no tienen un volumen robusto de facturas, lo que les permitirá adaptarse mucho mejor a la facturación electrónica.

¿Quieres saber más sobre facturación electrónica y factoring online? Descubre aquí en qué va el piloto de habilitación técnica de RADIAN.