5 Herramientas digitales para tu pyme

Fecha: f 13, 20

Autor: user

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5 Herramientas digitales para que tu pyme mantenga su productividad en la cuarentena

Herramientas prácticas para mantener la productividad empresarial 

El 2020 ha sido un año de retos inesperados en el que cada pyme ha tenido que adaptarse a los cambios propios de la contingencia del COVID-19, implementando estrategias para seguir operando.  

Si bien muchas empresas se acomodaron a la modalidad del teletrabajo, existe el temor de que los miembros de la compañía no cuenten con las herramientas necesarias para que su productividad sea óptima. Por eso te compartimos estas 5 herramientas y algunas estrategias prácticas que pueden serle de gran utilidad a tu pyme.

1. Effi Work: una novedosa herramienta digital que mide la productividad

Un estudio desarrollado por investigadores de la escuela de negocios de Harvard publicado en 2017 concluyó que las empresas en Estados Unidos pueden perder hasta 100 mil millones de dólares al año por la inactividad. El documento expuso que se pueden desarrollar estrategias para que los equipos de trabajo mejoren sus índices de productividad.  

Saber qué nivel de competitividad estamos teniendo en el trabajo es una de las claves para que podamos ser más proactivos en nuestras labores. A nivel digital existen aplicaciones y herramientas que ayudan a medir la eficiencia en los procesos de cada trabajador, más aún en tiempos de teletrabajo y confinamiento, en los que los canales de comunicación se restringen.  

Una de esas herramientas que nos ofrece el ecosistema digital es Effi Work, un software que permite medir los niveles de productividad en la actividad diaria de los integrantes de la empresa, permitiendo cuantificar cuál es la eficiencia que la pyme está teniendo. La herramienta tiene una versión de prueba gratuita de 15 días, luego de eso se debe pagar para que pueda seguir siendo usada.  

Con las métricas que se generen, podrá evaluarse cuán efectivo ha sido trabajar desde casa, también se tiene la oportunidad de elaborar un nuevo esquema de planeación para saber qué estrategias pueden tenerse en cuenta en materia de productividad, con el objetivo de aprovechar el tiempo al máximo. 

2. Un espacio de trabajo digital todo en uno con Notion

Organizar una agenda de trabajo y delegar funciones para un proyecto, son procesos que en principio pueden ser más fáciles de ejecutar de manera presencial, pues los términos de cada acuerdo e incluso el tono de la comunicación, inciden en aspectos tan sensibles como la jerarquización de cada tarea, la eficiencia y la competitividad.   

Es por eso que, una estrategia apropiada y relacionada con la innovación en cada pyme, consiste en desarrollar un cronograma o esquema de planeación que permita que cada integrante del equipo de trabajo tenga tareas diarias, semanales y mensuales, que puedan ser entregadas en los plazos establecidos y revisarse en cualquier momento. Para esto, la herramienta Notion podría ser una buena aliada. 

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and  databases.

Esta es una plataforma que permite crear un calendario organizacional, cargar documentos, crear canales de comunicación digital, delegar tareas y proponerse metas a corto, mediano o largo plazo dentro de los equipos de trabajo. 

Así será más fácil que la productividad, la innovación y la eficiencia continúen siendo una constante. Otra aplicación que puedes utilizar es Microsoft OneNote, que permite realizar actividades como la toma de notas y la ejecución de tareas multiusuario.  

3. Cursos y certificaciones online por menos de 1 dólar al día con Platzi

Una buena inversión para tu pyme es invertir en su capital humano. Mantener a los equipos de trabajo en constante capacitación permitirá elevar la competitividad de la organización.

Hoy en día, hay muchas opciones de cursos o certificaciones en línea a precios cómodos y en casi todos los temas que podría requerir una empresa como la tuya, una de ellas es Platzi, una novedosa plataforma de educación online. Pero, también puedes aprovechar el talento humano que tienes dentro de tu organización. Por ejemplo, durante la época de cuarentena de 2020, en nuestra compañía tenemos un espacio todos los martes en la tarde en la que todos los integrantes del equipo de trabajo nos reunimos para compartir las experiencias del confinamiento y adicionalmente, un departamento de la compañía (diferente cada semana) nos capacita en un tema. Por ejemplo: tips para hacer presentaciones, consejos prácticos para seguir siendo eficientes cuando se trabaja en casa con hijos, entre otros.    

Establecer reuniones semanales para compartir las experiencias del confinamiento

La especialista en desarrollo organizacional y liderazgo, Lulú Torres, expuso en el año 2019 a Forbes México que el aprender nuevos conocimientos no solo ayuda a mejorar la productividad en los trabajadores, sino que además influye positivamente en aspectos como la comunicación entre personas, áreas y departamentos de las empresas.   

4. Ted Talks una herramienta poderosa

Una plataforma increíble, de la que se tiene acceso libre y 100% gratuito es TED. Allí puedes encontrar charlas cortas e inspiradoras sobre una gran cantidad de temas: desde el emprendimiento, innovación, negocios, deportes, arte, entre muchos otros. Explórala y filtra los temas que consideras que pueden interesarle a tu equipo de trabajo.

TED puede ser una buena herramienta, porque puede motivar a los empleados; esto se reflejará en la eficiencia durante estos tiempos de transformación constante, inclusive se pueden generar nuevas ideas para que tu negocio se reinvente. Puedes enviarles este contenido por correo electrónico.

Para poner en práctica esta herramienta, puedes destinar una tarde de viernes y con un buen café comentar las charlas entre todo el equipo de trabajo, crear ideas nuevas -inclusive pueden surgir propuestas que permitan que tu empresa se reinvente. Adicional puede ser un buen espacio de socialización entre todos tus trabajadores. Esto puede mejorar la comunicación entre departamentos e incrementar en el mediano plazo la productividad y eficiencia de tu empresa.

5. Zoom: una aplicación que no solo sirve para hacer reuniones de trabajo

Un estudio realizado por la Organización Mundial de la Salud (OMS), indicó que las repercusiones de trastornos como la ansiedad cuestan anualmente a la economía mundial US$ 1 billón en pérdida de productividad. En otras palabras, una persona preocupada y que no está feliz en el trabajo tiende a mostrar menos resultados en cuanto a competitividad y eficiencia. Durante época de confinamiento, este indicador puede elevarse, por lo que podrías ofrecer alternativas de bienestar y esparcimiento que hagan frente a este problema. 

Para que esto no suceda, es imperativo hacer un esquema de planeación, ofreciendo alternativas de bienestar y hacer seguimiento a cada caso. En primera instancia, se pueden hacer videoconferencias por medio de una de las herramientas más usadas: Zoom.

Actividad física, como clases de baile o rutinas de ejercicio a través de la herramienta Zoom
Una buena idea consiste en que a través de ella se ofrezcan momentos dedicados a la actividad física, como clases de baile o rutinas de ejercicio. Si estos espacios se ofrecen por un experto, pueden ser de gran ayuda.

En segundo lugar, es importante implementar una estrategia que permita dar acompañamiento psicológico y emocional a las personas, en caso de que lleguen a necesitarlo. Un estudio realizado por la Federación Colombiana de Gestión Humana expuso que, durante la pandemia, el 31,7% de las empresas que tuvo en cuenta para su investigación, aún no han establecido ningún programa de este tipo.

Si utilizas estas herramientas tu pyme puede medir la productividad y evaluar posibles alternativas, soluciones y procesos que te permitan hacer frente a estos tiempos de desafíos. Explóralas y decide cuál o cuáles de ellas se adaptan mejor a las necesidades de tu empresa.  

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